W świecie biznesu, w którym czas jest jednym z najcenniejszych zasobów, niezwykle istotne jest podejmowanie mądrych decyzji dotyczących komunikacji wewnątrz firmy. Wyzwanie, przed jakim stają project managerowie, product managerowie i liderzy na podobnych zarządczych stanowiskach, jest wybór między tradycyjnymi spotkaniami a np. komunikacją mailową. To pytanie, choć pozornie proste, kryje w sobie szereg subtelności i czynników decydujących.
Kiedy zorganizować spotkanie, a kiedy wystarczy wysłać e-maila lub napisać nieco większą wiadomość na czacie grupowym? Jak znaleźć złoty środek, który pozwoli oszczędzić czas, a jednocześnie zapewni efektywną komunikację?
Kiedy nie musi dojść do spotkania?
Wiadomo nie od dziś, że cykliczne spotkania są potrzebne, by móc przedstawić pewne niezbędne kwestie. Dodatkowo poza ustalonym harmonogramem spotkania zawsze może dojść do spontanicznych pytań wynikających z poruszanych tematów. W jaki więc sposób ocenić, czy warto zorganizować spotkanie (mowa także o spotkaniu online), a kiedy wystarczy napisać parę słów na czacie bądź mailu?
Do rzeczywistego bądź wirtualnego spotkania (nawet z interesariuszami) dojść nie musi, jeśli:
- chcesz przekazać aktualizację statusu harmonogramów projektów i wskaźników KPI, czyli rutynowych informacji,
- masz zamiar poinformować o małych zmianach,
- potrzebujesz udostępnić interesariuszom raport o postępach projektu,
- chcesz rozpowszechnić kilka ogólnych ogłoszeń,
- wdrażane są zmiany proceduralne, które można przesłać na piśmie,
- masz do zaprezentowania wyniki prostych ankiet lub badań,
- niezbędne jest przekazanie drobnych modyfikacji lub korekt w projektach.
Kiedy jednak warto zorganizować spotkanie?
Zanim jednak zdecydujesz się na zorganizowanie spotkania, zadbaj o to, aby każda obecna na nim osoba otrzymała minimum 48 godzin przed “meetem” wszystkie niezbędne materiały, informacje, by na tej podstawie też mogła się przygotować i przyjść z pytaniami. To pomoże uniknąć wydłużenia spotkania poprzez zastanawianie się nad pytaniami uzupełniającymi od strony współpracowników, czy interesariuszy, a także pozbędzie się późniejszych wymiany maili lub kolejnego spotkania, w celu domówienia niektórych kwestii.
A więc spotkanie może być produktywne, jeśli:
- chcesz przeprowadzić burzę mózgów i opracować strategię,
- do podjęcia decyzji potrzebne są ci inne osoby,
- czeka was omawianie długoterminowych planów,
- jakiś temat jest ważny i wyskoczył nagle — wtedy mail może okazać się zbyt wolną formą komunikacji,
- chcesz skutecznie zmotywować team,
W podsumowaniu można to ująć tak — spotkanie okaże się niezbędne tylko wtedy, kiedy istnieje wyraźna potrzeba współpracy przy podjęciu decyzji, burzy mózgów i planowaniu strategii, czy rozwiązaniu konfliktów w czasie rzeczywistym. Niezbędna jest umiejętność oceny, kiedy dana forma będzie bardziej efektywna. Wielokrotne, niepotrzebne spotkania mogą być marnowaniem czasu, podczas gdy zaniedbanie potrzeby spotkania w ważnych kwestiach może prowadzić do nieporozumień i błędów. Ostatecznie, elastyczność i zdolność dostosowania się do konkretnej sytuacji są kluczowe dla efektywnej komunikacji w firmie.
A jeśli uważasz, że można coś dodać, skomentuj ten wpis poniżej!
