Z projektami jest jak z grą zręcznościową Jenga, jeśli bez przemyślenia i losowo zaczniemy wybierać drewniane bloczki, wieża klocków szybko się zburzy. Tak samo jest w pracy project managera — bez kamieni milowych, projekt będzie po prostu “dryfował”, a jego sukces bądź porażka zależeć będzie w dużej mierze od szczęścia. Nie o to tu chodzi. Poznając kluczowe elementy niepowodzenia projektów, będziesz w stanie zapobiegać zburzeniu, zamiast rozpaczliwie zbierać klocki z podłogi.
Kiedy projekt uznaje się za porażkę?
Założenie jest proste. Projekt uważa się za niewykonany, jeśli nie dostarczy się tego, co zostało ustalone w odpowiednim czasie i budżecie. Jednak nie zawsze musi tak być, ponieważ to interesariusze finalnie decydują o tym, czy projekt można skazać na porażkę, czy nie, na podstawie własnej oceny i zadowolenia z wyniku.
Nawet jeśli w określonym czasie nie uda się osiągnąć założonego celu, ale interesariuszowi mimo wszystko spodoba się aktualny stan rzeczy, ten będzie mógł zadecydować o tym, czy warto jednak dokończyć projekt nieco później. Oczywiście z większym budżetem niż to początkowo było ustalone. W końcu nie zawsze udaje się w 100% przewidzieć potencjalną kwotę oraz niezbędny czas na wykonanie projektu. Potencjał projektu mimo wszystko ma tutaj duże znaczenie.
5 najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektów
Przyczyn niepowodzenia w zarządzaniu projektami może być wiele. Samo to, że mówi się o projektach, oznacza, że na przestrzeni kariery PM będzie miał ich wiele i niekoniecznie będą się one w jakiś sposób ze sobą łączyć. Każdy projekt może być inny, a to wymaga nieustannego rozwoju i chęci do poszukiwania nowych rozwiązań. Do tego dochodzi też podejmowanie decyzji, których wcześniej nie było okazji podjąć (ze względu na różnorodność projektów), by móc na tej podstawie spodziewać się tego samego, lub zbliżonego rezultatu.
Z tego względu podstawowe powody, przez które dochodzi do porażki w projektach to m.in.:
Komunikacja i raportowanie (wewnątrz i na zewnątrz)
Istotność komunikacji i raportowania jest pozornie oczywista dla wielu osób, jednak w wielu firmach nie bierze się za nie takiej samej odpowiedzialności, jak za cyferki w Excelu. Komunikacja to rdzeń wszystkiego. Od stopnia komunikacji i zaufania wiele zależy w dalszych procesach projektowych, zarówno ze współpracownikami, jak i interesariuszami.
Brak komunikacji i cyklicznego raportowania postępu projektu jest jednym z powodów, przez który interesariusz może powiedzieć, że projekt się nie powiódł (z jej/jego punktu widzenia). Aby temu zapobiec, pomocne okaże się ustalenie przekazywania dokładnych informacji o stanie projektu, ryzyku i podejmowanych decyzjach. Plan ten dotyczy również komunikacji w teamie.
Wielozadaniowość
Nawet najbardziej doświadczony project manager popełnia błędy. To normalne, lecz poprzez skuteczne delegowanie zadań można zapobiec wielu niepotrzebnym pomyłkom. Oczywiście PM nie jest w stanie wszystkiego oddelegować. Ustalenie priorytetów pod względem deadline’u stanowi pierwszy ważny aspekt. Kolejnym istotnym czynnikiem jest ocena, czy poszczególne działania pozwalają na odblokowanie kolejnych małych celów w projekcie, co razem stanowi kluczowy wyznacznik priorytetyzacji kroków. To samo dotyczy nie tylko project managera, ale także wszystkich zaangażowanych osób w projekt.
Nieskuteczne zarządzanie ryzykiem
Nie ma projektu bez ryzyka — to oczywiste. Nawet najlepiej zapowiadający się projekt może zostać zburzony przez niewłaściwe zidentyfikowane i zarządzane ryzykiem. By móc szybko i skutecznie zwalczać niepożądane wyzwania, warto przed startem projektu pomyśleć o tym, co w trakcie może się wydarzyć i na tej podstawie przygotować scenariusze wyjścia z danego problemu.
Sięgając po doświadczenie zawodowe, a także sztuczną inteligencję, czyli “rozmowę” z botem, możliwe będzie stworzenie całej listy potencjalnych zagrożeń i rozwiązań w kwestii zarządzania projektami.
Niewystarczające zasoby
Opóźnienia wynikają między innymi z niewystarczających zasobów. Bagatelizowanie procesu przygotowania “zaowocuje” później większą ilością wyzwań, które nie musiałby mieć potem miejsca, gdyby nastąpiło kompleksowe dobranie narzędzi przed startem projektu. Wyznaczając kamienie milowe, łatwiej będzie o wcześniejsze przygotowanie niezbędnych zasobów do tego, by praca mogła płynnie przebiegać. W efekcie nie narażać project managera na opóźnienia w dostarczeniu wyników.
Ignorowanie sygnałów ostrzegawczych
Z projektami jak w codziennym życiu — porażka na danej płaszczyźnie nie ma miejsca z dnia na dzień. To proces. Proces, podczas którego występują sygnały ostrzegawcze, wskazujące na nachodzące problemy.
Jednym z takich sygnałów może być obawa członka zespołu przed wyznaniem swoich problemów związanych z projektem. Prawdopodobnie takie zachowanie wynika ze strachu przed utratą stanowiska pracy. Z tego względu bardzo kluczowym aspektem w zarządzaniu projektami jest klarowna współpraca, zaufanie oraz wsparcie.
Podsumowanie
Projekty IT cechuje złożoność zadań, które wymagają od project managerów solidnych umiejętności planowania, zarządzania i komunikacji. Rozpoznanie głównych czynników, które prowadzą do niepowodzenia, znacząco zwiększą szanse na sukces. Przygotuj się na niespodziewane sytuacje, działaj elastycznie i reaguj na zmiany w otoczeniu projektu. Zręczne zarządzanie projektem, tak jak w grze Jenga, pomoże ci utrzymać stabilną wieżę i zakończyć projekt z sukcesem.
