Czym jest macierz RACI?
Znasz ten problem kiedy nie jesteś w stanie wyegzekwować od swojego zespołu realizacji zadań w terminie? A może sam nie potrafisz ich delegować i jesteś za wszystko odpowiedzialny? W takim razie sprawdź jak macierz RACI, inaczej zwana macierzą odpowiedzialności pomoże Ci rozdzielać zadania między członkami zespołu w projektach. Jednak zanim przejdziemy do tego jak stosować tę metodę, zaczniemy od wyjaśnienia, czym tak naprawdę jest macierz RACI?
Jest to narzędzie do określania ról w zespole. Pomaga uporządkować odpowiedzialność poszczególnych osób realizujących projekt. Rozwinięcie skrótu RACI kompleksowo wyjaśnia odpowiedzialność konkretnych osób względem projektu:
(R) Responsible
Osoba odpowiedzialna za wykonanie jednego z wyznaczonych zadań w ramach projektu. Jej działania bezpośrednio wpływają na sukces projektu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zlecała działania do wykonania swojemu zespołowi, jednak odpowiedzialność za ich wykonanie nadal spoczywa na niej.
(A) Accountable
Osoba zatwierdzająca wykonanie zadania. Weryfikuje czy zostało ono zrealizowane zgodnie z zakładanymi standardami oraz oczekiwaniami. Do niej należy ostateczna decyzja odnośnie akceptacji poszczególnych aspektów projektu.
(C) Consult
Osoba, która jest odpowiedzialna za dostarczenie informacji potrzebnych do wykonania konkretnego zadania w ramach projektu. Dokonuje także przeglądu i zatwierdza zadania jeszcze przed ich ostateczną realizacją. Nie wykonuje bezpośrednio działań, świadczy jedynie tzw. consulting.
(I) Informed
Osoba, która musi być informowana o wszelkich zmianach odnośnie zadań wykonywanych w projekcie. Powinna wiedzieć o postępach i ostatecznym zakończeniu projektu. Nie jest bezpośrednio zaangażowana w projekt.
Jak zastosować macierz RACI w zarządzaniu projektami?
Skoro już wiesz, na czym polega macierz RACI, przyszedł czas, aby przekonać się, jak zastosować to narzędzie w praktyce. Przede wszystkim działania należy rozpocząć od opracowania macierzy. To proces składający się z następujących etapów:
Krok 1 – Wyznacz zadania niezbędne do wykonania projektu.
Krok 2 – Zidentyfikuj osoby zaangażowane w projekt, przypisując je do poszczególnych zadań.
Krok 3 – Określ odpowiedzialność za zadania. Przypisz odpowiednią literę zgodnie z rozwinięciem skrótu RACI do poszczególnych osób i wskaż, kto powinien pełnić rolę konsultanta, kto powinien być informowany o realizacji zadań, a kto zatwierdzi całość projektu.
Krok 4 – Sprawdź, czy praca została dobrze rozdzielona, aby uniknąć późniejszych problemów.
Krok 5 – Przedstaw przygotowaną matrycę zespołowi. Zweryfikuj ich opinie i zobacz czy zgadzają się z przydzielonymi obowiązkami.
Matryca RACI sprawdza się zwłaszcza podczas realizacji złożonych projektów obejmujących osoby decyzyjne i licznych ekspertów. Warto też pamiętać o tym, że ten sam interesariusz może pełnić kilka ról w projekcie. Skoro już wiesz, jak stosować tę technikę nasuwa się jedno zasadnicze pytanie – w jakim celu warto ją wykorzystywać?
Dlaczego warto wykorzystywać macierz RACI?
Dzięki jasno określonym celom w projekcie nie tylko kształtujesz zespół, ale także wpływasz na jego motywację. Przypisanie ról do poszczególnych osób pozwala nadzorować poziom obciążenia członków zespołu, dbając tym samym o ich komfort pracy. Dzięki temu w łatwy sposób zweryfikujesz, kto ma zbyt dużo pracy, a komu można przydzielić jeszcze kilka dodatkowych zadań. Dzięki temu zyskasz zespół, który jest równomiernie zaangażowany w realizację projektu. Poniżej zestawiliśmy 5 głównych korzyści wynikających z zastosowania macierzy RACI w zarządzaniu projektami:
- Minimalizacja niejasności związana z jasno określoną odpowiedzialnością za poszczególne zadania w projekcie.
- Łatwiejsza współpraca z zespołem.
- Wzrost produktywności pracy zespołu.
- Precyzyjna analiza obciążenia pracowników.
- Właściwa dystrybucja pracy między członkami zespołu.
